Versione 1.0 · Data di efficacia: [DATA DI EFFICACIA]
Questa informativa riguarda i dati personali di titolari, referenti e operatori delle farmacie che presentano una candidatura o utilizzano SubitoDoc. I dati dei clienti e delle prescrizioni sono disciplinati dalle informative del servizio e dagli accordi applicabili alla farmacia.
Titolare e contatti
Per candidature, account e gestione del rapporto con SubitoDoc il titolare è SUBITODOC S.R.L., con sede in Via Cavallotti 140, 41049 Sassuolo (MO), Italia, codice fiscale e partita IVA 04277950368. Per informazioni e per esercitare i tuoi diritti puoi scrivere a customercare@subitodoc.it oppure inviare una richiesta alla sede della società.
La farmacia è titolare per verifica delle prescrizioni, dispensazione, vendita, adempimenti professionali e fiscali e autorizzazione dei propri operatori. SubitoDoc è titolare per le proprie finalità di account e servizio digitale. Per attività di gestione di documentazione sanitaria svolte esclusivamente per conto della farmacia, SubitoDoc opera come responsabile sulla base dell’accordo sul trattamento dei dati. I referenti della farmacia definiscono gli accessi degli operatori in funzione delle loro attività; gli operatori trattano i dati sotto l’autorità della farmacia, nei limiti delle autorizzazioni ricevute
Dati e provenienza
Utilizziamo dati identificativi e di contatto dei referenti e degli operatori, informazioni sulla farmacia e sulle sedi, ruolo e autorizzazioni di accesso, dati forniti per le verifiche, riferimenti contrattuali, fiscali e di pagamento, comunicazioni e informazioni di sicurezza.
I dati possono essere forniti direttamente da te, dal referente della farmacia che abilita il tuo account e da registri o fonti pubbliche pertinenti alle verifiche necessarie. Se un account è creato su invito, questa informativa ti viene resa disponibile quando ricevi l'invito o accedi al servizio.
Finalità e basi giuridiche
| Finalità | Base giuridica |
|---|
| Valutare la candidatura e gestire il rapporto con il referente contraente | Misure precontrattuali o esecuzione del contratto, art. 6, par. 1, lett. b GDPR |
| Abilitare e gestire gli operatori della farmacia | Legittimo interesse a consentire l'esecuzione del servizio della farmacia con accessi autorizzati, art. 6, par. 1, lett. f GDPR |
| Gestire sedi, disponibilità, richieste e comunicazioni operative | Esecuzione del contratto o legittimo interesse alla gestione del rapporto con la farmacia, secondo l'interessato |
| Verificare requisiti e adempiere a obblighi amministrativi o fiscali | Misure precontrattuali o esecuzione del contratto, art. 6, par. 1, lett. b GDPR, per verificare la farmacia, le sue autorizzazioni e i poteri del referente. Legittimo interesse, art. 6, par. 1, lett. f GDPR, per verificare le abilitazioni degli operatori e prevenire accessi o richieste fraudolente; art. 6, par. 1, lett. c GDPR per gli obblighi legali |
| Proteggere account e servizio, prevenire abusi e tutelare diritti | Legittimo interesse, art. 6, par. 1, lett. f GDPR |
I dati necessari alla candidatura e all'abilitazione sono richiesti per attivare le relative funzioni. Senza tali dati potremmo non poter abilitare la farmacia o l'operatore. Eventuali comunicazioni promozionali richiedono una scelta separata quando previsto e non condizionano l'operatività.
Destinazione dei dati e autorizzazioni
Le informazioni della sede destinate ai clienti includono denominazione della farmacia, indirizzo e posizione della sede, distanza dalla posizione scelta, stato di apertura, prossima apertura e orari disponibili per il servizio richiesto. I dati riservati dei referenti, gli account degli operatori e i dati bancari non sono pubblicati.
Il referente gestisce gli operatori secondo le autorizzazioni disponibili. Ogni operatore utilizza credenziali personali e accede alle sedi e alle funzioni per cui è autorizzato. I dati dei clienti sono consultabili solo per le attività di competenza della farmacia e non possono essere usati per scopi estranei al servizio.
Conservazione
| Categoria | Periodo o criterio |
|---|
| Candidature non accolte o ritirate | 730 giorni dalla chiusura per candidature rifiutate, ritirate o scadute. Le candidature non ancora inviate sono conservate per 90 giorni dall’ultimo aggiornamento; quelle approvate per 10 anni dalla chiusura della candidatura |
| Account referenti e operatori | Per la durata dell’account operativo e per 24 mesi dalla chiusura o anonimizzazione; le evidenze contrattuali minimizzate sono conservate per 10 anni dalla chiusura o anonimizzazione |
| Rapporto, verifiche e sedi | Dati operativi: per la durata del rapporto e per 24 mesi dalla chiusura o anonimizzazione dell’account. Evidenze contrattuali minimizzate: 10 anni dalla chiusura o anonimizzazione. Consensi e contratti storici: 10 anni dall’ultimo trattamento o dalla cessazione del rapporto |
| Dati contabili e fiscali | 10 anni. Per i pagamenti il termine decorre dall’operazione o dalla chiusura dell’esercizio; per fatture e documenti fiscali dalla chiusura fiscale o dall’emissione, secondo la categoria del documento |
| Accettazioni e attività di sicurezza | Accettazioni e contratti: 10 anni dall’ultimo trattamento o dalla cessazione del rapporto. Registrazioni delle operazioni privacy e amministrative: 5 anni dall’azione; registrazioni delle operazioni fiscali: 10 anni dall’azione; registrazioni tecniche: 30 giorni dalla generazione |
Le copie di sicurezza sono conservate per 35 giorni dalla creazione, con sostituzione progressiva delle copie più vecchie. Un ripristino deve rispettare le cancellazioni già effettuate.
Destinatari e trasferimenti
Possono accedere ai dati le persone autorizzate da SubitoDoc per le attività di loro competenza e i fornitori dei servizi necessari, tra cui ospitalità del sito, conservazione dei dati, assistenza, comunicazioni e gestione dei pagamenti, quando il servizio li richiede. I fornitori che operano per conto di SubitoDoc sono vincolati da accordi sul trattamento dei dati. Autorità e altri soggetti possono ricevere dati nei casi previsti dalla legge.
I destinatari comprendono fornitori di ospitalità e conservazione, tra cui fortrabbit; servizi di pagamento Stripe; servizi di videochiamata Daily quando utilizzi una consulenza online; Pusher per gli aggiornamenti del servizio; fornitori di email, SMS e notifiche del browser per le comunicazioni richieste. Ricevono soltanto i dati necessari alla funzione utilizzata. I fornitori che trattano dati su nostre istruzioni operano come responsabili del trattamento; per finalità proprie, quali obblighi regolamentari e prevenzione delle frodi nei pagamenti, possono operare come titolari autonomi secondo le proprie informative. Possono inoltre ricevere dati pertinenti consulenti contabili e legali, banche e autorità nei casi previsti dalla legge. Nelle aree cliente, professionista e farmacia sono destinatari anche le parti coinvolte nel servizio richiesto, nei limiti dei rispettivi ruoli. I dati non sono diffusi, salvo le informazioni dei profili e delle sedi destinate alla consultazione pubblica
L’ospitalità principale del sito è nell’Unione europea. L’impiego di fornitori internazionali, in particolare per pagamenti, videochiamate e comunicazioni, può comportare trattamenti o accessi da paesi esterni allo Spazio economico europeo, tra cui gli Stati Uniti. Tali trasferimenti sono consentiti soltanto sulla base di una decisione di adeguatezza applicabile al destinatario oppure di garanzie appropriate, quali le clausole contrattuali standard della Commissione europea, accompagnate dalle valutazioni e dalle misure supplementari necessarie. Per gli Stati Uniti, il Data Privacy Framework è utilizzabile soltanto per organizzazioni certificate e per trattamenti coperti dalla certificazione. Puoi chiedere informazioni sui destinatari, sui paesi e una copia delle garanzie applicabili scrivendo a customercare@subitodoc.it; le parti riservate o i dati di terzi possono essere oscurati
Profilazione e decisioni automatizzate
Non utilizziamo l'attività nell'area farmacia per profilazione pubblicitaria o statistiche facoltative. La valutazione delle candidature e dei documenti delle farmacie è svolta da persone autorizzate. I controlli automatici di completezza e dei requisiti supportano la verifica e non sostituiscono la decisione di approvazione.
I tuoi diritti
Puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e, nei casi previsti, portabilità dei dati. Puoi opporti ai trattamenti fondati sul legittimo interesse per motivi legati alla tua situazione e, in ogni momento, al marketing diretto. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento precedente.
Scrivi a customercare@subitodoc.it o alla sede di SUBITODOC S.R.L. Potremo chiedere le informazioni necessarie a verificare la tua identità. Rispondiamo entro un mese; per richieste complesse possiamo prorogare il termine di altri due mesi, comunicandoti entro il primo mese i motivi.
Puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali tramite www.garanteprivacy.it e rivolgerti all'autorità giudiziaria. Gli obblighi di legge e la tutela dei diritti possono limitare la cancellazione; in tal caso conserviamo i dati solo per le finalità consentite.
Versione 1.1
· pubblicata il 01/11/2026 17:14
